GTD en el iPhone, montado de verdad

Qué es GTD, en cinco frases

GTD —Getting Things Done, de David Allen— parte de una idea simple: tu cabeza es buena teniendo ideas y malísima guardándolas. Cada compromiso que intentas recordar consume atención en segundo plano, aunque no estés pensando en él.

El método consiste en sacarlo todo de la cabeza y meterlo en un sistema en el que puedas confiar de verdad. «De verdad» es la parte importante: si sospechas que el sistema tiene agujeros, tu cabeza sigue haciendo copia de seguridad y no has ganado nada.

A cambio de esa confianza, el método pide una disciplina concreta. No mucha, pero constante.

Los cinco pasos

Capturar. Todo lo que te ronda va a un sitio, sin pensar dónde colocarlo. La única métrica que importa aquí es la velocidad: si capturar cuesta más de un par de segundos, dejarás de hacerlo y el sistema empieza a mentir.

Clarificar. Del inventario sale una decisión por cada cosa: ¿es una acción? ¿es delegable? ¿pertenece a un proyecto? ¿se hace en menos de dos minutos? Lo que no es accionable, fuera. Este paso es el que convierte una lista de ansiedades en una lista de acciones.

Organizar. Cada cosa a su sitio: proyectos, contextos, algún día, en espera, calendario. No es burocracia; es lo que hace que después puedas preguntar «¿qué puedo hacer ahora?» y obtener una respuesta corta.

Reflexionar. La revisión semanal. Repasas todo, cierras lo cerrado, resucitas lo olvidado y vuelves a confiar en la lista. Es el corazón del método.

Hacer. Elegir la siguiente acción según dónde estás, cuánto tiempo tienes y cuánta energía te queda.

El cuarto es el que todo el mundo abandona

Capturar es fácil y hasta divertido. Organizar tiene algo de satisfacción de orden. Hacer es lo que ya hacías.

La revisión semanal, en cambio, no da recompensa inmediata, ocurre un día concreto y se puede posponer sin consecuencias visibles. Por eso se cae. Y cuando se cae, la lista deja de ser fiable en dos o tres semanas: aparecen tareas de proyectos terminados, cosas que ya hiciste, cosas que dejaron de tener sentido. En cuanto abres la lista y lo primero que ves es ruido, dejas de abrirla.

Esto no es un fallo de las personas, es un fallo de diseño de la mayoría de sistemas: la revisión se deja como un ritual voluntario en lugar de estar dentro de la herramienta. Una app que sabe cuántos días hace de tu última revisión y te la pone delante en cinco minutos resuelve más que cualquier función de las que se anuncian en portada.

Montarlo con lo que ya tienes en el iPhone

Se puede empezar hoy sin instalar nada. La combinación de Recordatorios y Calendario de Apple da para bastante más de lo que parece.

1. Una lista llamada Inbox y nada más. Es el buzón. Todo entra ahí.
2. Captura por voz: «Oye Siri, recuérdame llamar al seguro». Va al Inbox por defecto si la configuras como lista predeterminada. Éste es el paso que hace que el sistema sobreviva a la vida real.
3. Listas para los contextos, no para las áreas: @casa, @ordenador, @llamadas, @recados. El contexto responde a «¿qué puedo hacer aquí?», que es la pregunta útil.
4. Una lista «Algún día» para lo que no vas a hacer este mes pero no quieres perder.
5. Sólo lo que tiene hora va al calendario. Ésta es la regla que más gente se salta y la que más daño hace: un calendario lleno de tareas falsas deja de decirte cuándo estás ocupado.
6. Un recordatorio recurrente los viernes que diga «revisión semanal» y que dure media hora en tu agenda. Si no tiene hueco reservado, no ocurre.

Este montaje aguanta bien varios meses, es gratis y no depende de nadie.

Dónde se atasca ese montaje

Llega un punto en el que empiezan a doler tres cosas concretas.

La revisión es manual entera. Nadie te dice qué proyectos llevan tres semanas sin movimiento, ni qué tareas se quedaron sin contexto, ni qué se te olvidó. La revisión pasa de treinta minutos a hora y media, y entonces se abandona.

No hay perspectivas por tiempo disponible. «Qué puedo hacer en veinte minutos, en casa, con poca energía» no se puede preguntar. Y ésa es exactamente la pregunta del quinto paso.

El calendario sigue en otra app. Vuelves a decidir qué cabe en el día sin ver el día entero, que es el problema del que hablamos en la guía sobre calendario y tareas.

Qué pedirle a una app de GTD

Si llega el momento de cambiar, éstas son las preguntas que separan una app de tareas de una app de GTD. Sirven para cualquiera, incluida la nuestra.

• ¿Capturar cuesta menos de dos segundos, con la app cerrada?
• ¿Existe un paso de clarificar de verdad, o el inbox es sólo otra lista?
• ¿Distingue proyectos de áreas y de contextos, o mete todo en «etiquetas»?
• ¿Te avisa cuando llevas demasiado sin revisar, y te guía cuando lo haces?
• ¿Puedes preguntar «qué puedo hacer ahora, aquí, con el tiempo que tengo»?
• ¿Dónde viven tus datos, y qué pasa con ellos si dejas de pagar?

Si una app falla en la cuarta y la quinta, es una lista de tareas con vocabulario de GTD. Que puede estar muy bien, pero no es lo mismo.

Cómo lo hace Olena

Olena implementa los cinco pasos como pasos, no como carpetas con nombre bonito.

El inbox tiene captura inteligente: al escribir detecta la fecha, el contexto con @ y el proyecto con #, así que capturar entero cuesta una frase. Clarificar es una pantalla propia —proyecto, contextos, fechas, duración estimada— que se pasa una vez y no vuelve a molestar.

La revisión avisa cuando han pasado siete días y te pone delante lo que ha cambiado, en lugar de dejarte a solas con la lista completa. Y las perspectivas responden a la pregunta del quinto paso: próximas acciones, algún día, en espera, sin contexto y olvidadas.

Lo que no vas a encontrar es el sermón. No hace falta que sepas GTD para usar Olena; si lo sabes, vas a reconocerlo entero.