Kalender und Aufgaben auf einem Bildschirm

Zwei Listen, die nicht miteinander reden

Fast alle verteilen ihr Leben auf zwei Orte. Im Kalender stehen die Besprechungen, der Arzttermin, das Spiel am Samstag. In der Aufgaben-App steht der ganze Rest: bei der Versicherung anrufen, den Bericht fertigmachen, Batterien kaufen.

Das Problem sind nicht zwei Apps. Das Problem ist, dass keine der beiden weiß, was in der anderen steht.

Die Aufgabenliste zeigt dir vierzehn Dinge für heute, mit demselben Gesicht wie immer, ohne zu wissen, dass heute sechs Stunden Besprechungen anstehen. Der Kalender zeigt dir sechs Stunden Besprechungen, ohne zu wissen, dass du dir zusätzlich vierzehn Dinge vorgenommen hast. Beide sagen dir die Wahrheit. Keine sagt dir die ganze Wahrheit.

Dafür gibt es einen Namen: Übercommitment. Und es ist kein Charakterfehler und kein Mangel an Disziplin. Es ist ein Informationsfehler. Du entscheidest, was in den Tag passt, ohne den ganzen Tag zu sehen.

Warum fast keine App beides zusammenbringt

Die Idee ist alt und naheliegend, also ist die vernünftige Frage, warum es nicht alle tun. Es gibt drei Gründe, und nur einer davon ist technisch.

Einen Kalender richtig zu lesen ist schwer. Ein Kalender ist keine Liste von Daten. Es sind Termine mit Wiederholungen und Ausnahmen — „jeden Dienstag außer am 3. April“ —, mehrtägige Termine, Einladungen, die ihre Uhrzeit ändern, Zeitzonen, geteilte Kalender, die sich von selbst aktualisieren, und mehrere Anbieterkonten gleichzeitig. Das sauber zu schreiben dauert Monate und sieht man nicht: Wenn es funktioniert, merkt es niemand.

Fremde Daten kontrolliert man nicht. Eine Aufgaben-App herrscht über ihre eigene Datenbank. Sobald sie Termine von außen anzeigt, erbt sie die Fehler von außen. Verschiebt deine Firma eine Besprechung, muss die App das mitbekommen und alles neu einordnen, was daran hing. Bequemer ist, sich da nicht einzumischen.

Und es gibt einen geschäftlichen Grund. Eine App, die deinen Systemkalender liest, bindet dich weniger, nicht mehr. Je besser sie mit dem zusammenlebt, was du schon nutzt, desto leichter kannst du gehen. Viele Produkte hätten den Kalender lieber als ihren eigenen, in ihrem Konto, mit ihrem Server dahinter. Das ist eine legitime Entscheidung, aber sie ist nicht mit Blick auf dich getroffen.

Was sich ändert, wenn der Kalender drin ist

Wenn beides sich einen Bildschirm teilt, tauchen drei Zahlen auf, die es vorher nicht gab.

Die Stunden, die du schon vergeben hast. Nicht „du hast drei Besprechungen“, sondern „du hast sechs von neun Stunden belegt“. Das ist der Unterschied zwischen zu wissen, dass du beschäftigt bist, und zu wissen, wie sehr.

Die echte Lücke. Es gibt keine abstrakten „Lücken“ zwischen Besprechungen mehr, sondern vierzig Minuten zwischen 11:20 und 12:00 — eine Angabe, mit der sich entscheiden lässt. Eine Zwei-Stunden-Aufgabe passt da nicht hinein, und das zu sehen kostet weniger als es auszurechnen.

Was nicht hineinpasst. Das ist die unangenehme und die nützlichste. Wenn man den ganzen Tag sieht, hört Planung auf, eine Übung in Optimismus zu sein. Dreizehn Aufgaben und eine freie Stunde sind kein ehrgeiziger Plan, sondern ein unmöglicher — und das am Montagmorgen zu wissen ist unendlich besser, als es am Freitagabend herauszufinden.

Es gibt einen vierten, feineren Effekt. Eine Aufgabe in eine Lücke des Kalenders zu ziehen verwandelt sie von einer Absicht in eine Verpflichtung. Aus „bei der Versicherung anrufen“ wird „bei der Versicherung anrufen, Donnerstag um 10:00“, und das verändert die Wahrscheinlichkeit, dass es passiert, weit mehr als jede Erinnerung.

Wie du es heute selbst hinbekommst

Auch ohne die App zu wechseln gibt es vier Dinge, die du diese Woche tun kannst und die den größten Teil des Nutzens bringen.

1. Sieh in den Kalender, bevor du die Liste schreibst, nicht danach. Das ist die kleinste Änderung und die ertragreichste. Den Tag zu planen, ohne den Kalender geöffnet zu haben, ist Planen im Blindflug — und genau das tun fast alle.
2. Schreib zu jeder Aufgabe eine geschätzte Dauer. Auch über den Daumen, auch wenn du dich irrst. Ohne Dauer lässt sich nichts addieren, und ohne Addition lässt sich nicht sagen, ob der Tag reicht. Die ersten Monate wirst du zu knapp schätzen: fast alle tun das.
3. Addiere, bevor du zusagst. Freie Stunden gegen Aufgabenstunden. Fällt die Differenz negativ aus, liegt das Problem nicht daran, dass du langsam arbeitest.
4. Ein einziger Ort, an dem alles ankommt. Wenn manches im Kalender landet, anderes in der Aufgaben-App und der Rest in losen Notizen, wird keine Rechnung je aufgehen.

Damit wird jede Kombination von Apps besser. Was du nicht bekommst, ist Automatik, und da liegt die Grenze: Informationen jeden Tag von einer App in die andere zu übertragen funktioniert in der ersten Woche und wird in der dritten aufgegeben. Nicht aus Faulheit, sondern weil der tägliche Aufwand größer ist als der tägliche Nutzen.

Wo die Idee an ihre Grenzen stößt

Es gehört dazu, auch zu sagen, wann das nicht hilft, denn es ist keine allgemeine Lösung.

Wenn deine Arbeit reaktiv ist — Support, Notdienst, Baustelle, Publikumsverkehr —, ist es Fiktion, den Tag nach Lücken zu planen: Über den Tag entscheidet jemand anders. Der Gewinn liegt dort darin, das Inventar der Verpflichtungen zur Hand zu haben, nicht darin, es in den Kalender einzupassen.

Wenn du sehr wenige Termine hast, informiert der Kalender kaum, und eine normale Liste tut es genauso gut.

Und wenn dein Kalender auf fünf Konten bei drei Anbietern verteilt ist, wird dir jede App ein unvollständiges Mosaik zeigen, solange sie nicht auf alle zugreifen darf. Das Problem ist dann nicht die App, sondern die Zersplitterung.

Wie Olena das löst

Olena ist aus genau dieser Idee entstanden, nicht umgekehrt. Die Heute-Ansicht ist eine einzige Zeitachse mit den Terminen des Systemkalenders — den echten, die du schon hast — und den Aufgaben auf derselben Achse, mit den vergebenen Stunden oben aufsummiert. Aufgaben ohne Uhrzeit bleiben in einem eigenen Streifen, denn sie auf eine erfundene Uhrzeit zu zwingen würde das Problem reproduzieren.

Eine Aufgabe in eine Lücke zu ziehen gibt ihr eine Uhrzeit. Passt sie nicht, sieht man es, bevor man sie verspricht.

Die Termine werden aus dem Kalender des Geräts gelesen und auf keinen Server kopiert, denn Olena hat keinen Server. Das ist eine Entscheidung, die Funktionen kostet — keine Zusammenarbeit, keine geteilten Boards — und dafür macht, dass die Frage „wo sind meine Daten?“ eine einzeilige Antwort hat.