GTD sur iPhone, monté pour de bon

Ce qu’est GTD, en cinq phrases

GTD — Getting Things Done, de David Allen — part d’une idée simple : votre tête est excellente pour avoir des idées et catastrophique pour les garder. Chaque engagement que vous essayez de retenir consomme de l’attention en arrière-plan, même quand vous n’y pensez pas.

La méthode consiste à tout sortir de la tête et à le mettre dans un système auquel vous pouvez vraiment faire confiance. « Vraiment » est la partie importante : si vous soupçonnez que le système a des trous, votre tête continue de faire une copie de sauvegarde et vous n’avez rien gagné.

En échange de cette confiance, la méthode demande une discipline précise. Pas énorme, mais constante.

Les cinq étapes

Capturer. Tout ce qui vous trotte dans la tête va au même endroit, sans réfléchir où le ranger. La seule mesure qui compte ici est la vitesse : si capturer coûte plus de deux secondes, vous cesserez de le faire et le système commencera à mentir.

Clarifier. De l’inventaire sort une décision par élément : est-ce une action ? Est-elle délégable ? Appartient-elle à un projet ? Se fait-elle en moins de deux minutes ? Ce qui n’est pas actionnable, dehors. C’est l’étape qui transforme une liste d’angoisses en une liste d’actions.

Organiser. Chaque chose à sa place : projets, contextes, un jour, en attente, agenda. Ce n’est pas de la bureaucratie ; c’est ce qui permet ensuite de demander « que puis-je faire maintenant ? » et d’obtenir une réponse courte.

Réviser. Le bilan hebdomadaire. Vous repassez tout, fermez ce qui est fermé, ressuscitez l’oublié et refaites confiance à la liste. C’est le cœur de la méthode.

Faire. Choisir la prochaine action selon l’endroit où vous êtes, le temps dont vous disposez et l’énergie qui vous reste.

La quatrième est celle que tout le monde abandonne

Capturer est facile et même amusant. Organiser a quelque chose de la satisfaction du rangement. Faire, c’est ce que vous faisiez déjà.

Le bilan hebdomadaire, lui, ne récompense pas immédiatement, tombe un jour précis et peut se reporter sans conséquence visible. C’est pour cela qu’il saute. Et quand il saute, la liste cesse d’être fiable en deux ou trois semaines : apparaissent des tâches de projets terminés, des choses déjà faites, des choses qui n’ont plus de sens. Dès que vous ouvrez la liste et que la première chose que vous voyez est du bruit, vous cessez de l’ouvrir.

Ce n’est pas un défaut des personnes, c’est un défaut de conception de la plupart des systèmes : le bilan reste un rituel volontaire au lieu d’être dans l’outil. Une application qui sait depuis combien de jours date votre dernier bilan et qui vous le met devant les yeux en cinq minutes résout plus que n’importe quelle fonction annoncée en page d’accueil.

Le monter avec ce que vous avez déjà sur l’iPhone

On peut commencer aujourd’hui sans rien installer. La combinaison de Rappels et Calendrier d’Apple donne bien plus qu’il n’y paraît.

1. Une liste appelée Inbox et rien d’autre. C’est la boîte aux lettres. Tout y entre.
2. La capture vocale : « Dis Siri, rappelle-moi d’appeler l’assurance. » Cela va dans l’Inbox si vous la réglez comme liste par défaut. C’est l’étape qui fait survivre le système à la vraie vie.
3. Des listes pour les contextes, pas pour les domaines : @maison, @ordinateur, @appels, @courses. Le contexte répond à « que puis-je faire ici ? », qui est la question utile.
4. Une liste « Un jour » pour ce que vous ne ferez pas ce mois-ci mais ne voulez pas perdre.
5. Seul ce qui a une heure va dans l’agenda. C’est la règle que le plus de gens contournent et celle qui fait le plus de dégâts : un agenda plein de fausses tâches cesse de vous dire quand vous êtes occupé.
6. Un rappel récurrent le vendredi qui dit « bilan hebdomadaire » et qui dure une demi-heure dans votre agenda. Sans créneau réservé, il n’a pas lieu.

Ce montage tient plusieurs mois, ne coûte rien et ne dépend de personne.

Où ce montage coince

Arrive un moment où trois choses précises commencent à faire mal.

Le bilan est entièrement manuel. Personne ne vous dit quels projets n’ont pas bougé depuis trois semaines, quelles tâches sont restées sans contexte, ni ce que vous avez oublié. Le bilan passe de trente minutes à une heure et demie, et il est alors abandonné.

Il n’y a pas de perspectives selon le temps disponible. « Que puis-je faire en vingt minutes, à la maison, avec peu d’énergie » ne peut pas se demander. Et c’est exactement la question de la cinquième étape.

L’agenda reste dans une autre application. Vous décidez à nouveau de ce qui tient dans la journée sans voir la journée entière, le problème dont parle le guide sur l’agenda et les tâches.

Ce qu’il faut demander à une application GTD

Si le moment de changer arrive, voici les questions qui séparent une application de tâches d’une application de GTD. Elles valent pour n’importe laquelle, y compris la nôtre.

• Capturer coûte-t-il moins de deux secondes, application fermée ?
• Existe-t-il une vraie étape de clarification, ou l’inbox n’est-elle qu’une liste de plus ?
• Distingue-t-elle projets, domaines et contextes, ou met-elle tout dans des « étiquettes » ?
• Vous prévient-elle quand cela fait trop longtemps sans bilan, et vous guide-t-elle pendant ?
• Pouvez-vous demander « que puis-je faire maintenant, ici, avec le temps que j’ai » ?
• Où vivent vos données, et que leur arrive-t-il si vous arrêtez de payer ?

Si une application échoue à la quatrième et à la cinquième, c’est une liste de tâches avec un vocabulaire GTD. Cela peut être très bien, mais ce n’est pas la même chose.

Comment Olena s’y prend

Olena met en œuvre les cinq étapes comme des étapes, pas comme des dossiers au joli nom.

L’inbox a une capture intelligente : en tapant, elle détecte la date, le contexte avec @ et le projet avec #, si bien que capturer entièrement coûte une phrase. Clarifier est un écran à part — projet, contextes, dates, durée estimée — que l’on passe une fois et qui ne revient plus déranger.

Le bilan prévient quand sept jours ont passé et vous met devant ce qui a changé, au lieu de vous laisser seul avec la liste complète. Et les perspectives répondent à la question de la cinquième étape : prochaines actions, un jour, en attente, sans contexte et oubliées.

Ce que vous n’y trouverez pas, c’est le sermon. Il n’est pas nécessaire de connaître GTD pour utiliser Olena ; si vous le connaissez, vous le reconnaîtrez en entier.