GTD auf dem iPhone, richtig aufgesetzt

Was GTD ist, in fünf Sätzen

GTD — Getting Things Done, von David Allen — geht von einer einfachen Idee aus: Dein Kopf ist gut darin, Ideen zu haben, und miserabel darin, sie aufzubewahren. Jede Verpflichtung, an die du dich zu erinnern versuchst, verbraucht im Hintergrund Aufmerksamkeit, auch wenn du gerade nicht an sie denkst.

Die Methode besteht darin, alles aus dem Kopf zu holen und in ein System zu legen, dem du wirklich vertrauen kannst. „Wirklich“ ist der wichtige Teil: Wenn du ahnst, dass das System Löcher hat, macht dein Kopf weiterhin eine Sicherungskopie, und du hast nichts gewonnen.

Für dieses Vertrauen verlangt die Methode eine konkrete Disziplin. Nicht viel, aber beständig.

Die fünf Schritte

Erfassen. Alles, was dir durch den Kopf geht, kommt an einen Ort, ohne zu überlegen, wohin damit. Die einzige Kennzahl, die hier zählt, ist Geschwindigkeit: Wenn Erfassen mehr als ein paar Sekunden kostet, hörst du damit auf, und das System fängt an zu lügen.

Klären. Aus dem Inventar folgt eine Entscheidung pro Sache: Ist das eine Handlung? Lässt sie sich delegieren? Gehört sie zu einem Projekt? Dauert sie unter zwei Minuten? Was nicht handlungsfähig ist, fliegt raus. Dieser Schritt verwandelt eine Liste von Sorgen in eine Liste von Handlungen.

Organisieren. Alles an seinen Platz: Projekte, Kontexte, Irgendwann, Wartet auf, Kalender. Das ist keine Bürokratie, sondern das, was dafür sorgt, dass du später fragen kannst „was kann ich jetzt tun?“ und eine kurze Antwort bekommst.

Durchsehen. Der Wochenrückblick. Du gehst alles durch, schließt ab, was abgeschlossen ist, holst Vergessenes zurück und vertraust der Liste wieder. Er ist das Herz der Methode.

Erledigen. Die nächste Handlung wählen, je nachdem, wo du bist, wie viel Zeit du hast und wie viel Energie dir bleibt.

Der vierte ist der, den alle aufgeben

Erfassen ist leicht und sogar unterhaltsam. Organisieren hat etwas von der Befriedigung des Aufräumens. Erledigen ist das, was du sowieso schon getan hast.

Der Wochenrückblick dagegen belohnt nicht sofort, findet an einem bestimmten Tag statt und lässt sich ohne sichtbare Folgen verschieben. Deshalb fällt er aus. Und wenn er ausfällt, ist die Liste in zwei, drei Wochen nicht mehr verlässlich: Es tauchen Aufgaben aus abgeschlossenen Projekten auf, Dinge, die du längst getan hast, Dinge, die keinen Sinn mehr ergeben. Sobald du die Liste öffnest und als Erstes Rauschen siehst, hörst du auf, sie zu öffnen.

Das ist kein Fehler der Menschen, sondern ein Konstruktionsfehler der meisten Systeme: Der Rückblick bleibt ein freiwilliges Ritual, statt im Werkzeug selbst zu stecken. Eine App, die weiß, wie viele Tage dein letzter Rückblick her ist, und ihn dir in fünf Minuten vorlegt, löst mehr als jede Funktion, mit der auf der Startseite geworben wird.

Aufsetzen mit dem, was schon auf dem iPhone ist

Man kann heute anfangen, ohne etwas zu installieren. Die Kombination aus Apple Erinnerungen und Kalender gibt weit mehr her, als es scheint.

1. Eine Liste namens Inbox und sonst nichts. Das ist der Briefkasten. Alles kommt dort an.
2. Erfassen per Stimme: „Hey Siri, erinnere mich daran, die Versicherung anzurufen.“ Das landet in der Inbox, wenn du sie als Standardliste einstellst. Dieser Schritt ist es, der das System das echte Leben überstehen lässt.
3. Listen für die Kontexte, nicht für die Bereiche: @zuhause, @rechner, @anrufe, @besorgungen. Der Kontext beantwortet „was kann ich hier tun?“, und das ist die nützliche Frage.
4. Eine Liste „Irgendwann“ für das, was du diesen Monat nicht tun wirst, aber nicht verlieren willst.
5. Nur was eine Uhrzeit hat, kommt in den Kalender. Das ist die Regel, die am häufigsten übergangen wird und den größten Schaden anrichtet: Ein Kalender voller falscher Aufgaben sagt dir nicht mehr, wann du beschäftigt bist.
6. Eine wiederkehrende Erinnerung freitags mit dem Text „Wochenrückblick“, die eine halbe Stunde in deinem Kalender belegt. Ohne reservierten Platz passiert er nicht.

Dieses Setup hält gut mehrere Monate, kostet nichts und hängt von niemandem ab.

Wo dieses Setup klemmt

Irgendwann fangen drei konkrete Dinge an wehzutun.

Der Rückblick ist komplett von Hand. Niemand sagt dir, welche Projekte seit drei Wochen stillstehen, welche Aufgaben ohne Kontext liegen geblieben sind oder was du vergessen hast. Der Rückblick wächst von dreißig Minuten auf anderthalb Stunden, und dann wird er aufgegeben.

Es gibt keine Perspektiven nach verfügbarer Zeit. „Was kann ich in zwanzig Minuten, zu Hause, mit wenig Energie tun?“ lässt sich nicht fragen. Und genau das ist die Frage des fünften Schritts.

Der Kalender bleibt in einer anderen App. Du entscheidest wieder, was in den Tag passt, ohne den ganzen Tag zu sehen — das Problem aus dem Ratgeber über Kalender und Aufgaben.

Was du von einer GTD-App verlangen solltest

Wenn der Moment zum Wechseln kommt, sind das die Fragen, die eine Aufgaben-App von einer GTD-App trennen. Sie gelten für jede, unsere eingeschlossen.

• Kostet Erfassen weniger als zwei Sekunden, bei geschlossener App?
• Gibt es einen echten Schritt zum Klären, oder ist die Inbox nur eine weitere Liste?
• Unterscheidet sie Projekte von Bereichen und von Kontexten, oder wirft sie alles in „Tags“?
• Meldet sie sich, wenn du zu lange nicht durchgesehen hast, und führt sie dich dabei?
• Kannst du fragen „was kann ich jetzt tun, hier, mit der Zeit, die ich habe“?
• Wo liegen deine Daten, und was passiert mit ihnen, wenn du aufhörst zu zahlen?

Versagt eine App bei der vierten und der fünften Frage, ist sie eine Aufgabenliste mit GTD-Vokabular. Das kann sehr gut sein, ist aber nicht dasselbe.

Wie Olena es macht

Olena setzt die fünf Schritte als Schritte um, nicht als Ordner mit hübschen Namen.

Die Inbox hat eine intelligente Erfassung: Beim Tippen erkennt sie das Datum, den Kontext mit @ und das Projekt mit #, sodass vollständiges Erfassen einen Satz kostet. Klären ist ein eigener Bildschirm — Projekt, Kontexte, Termine, geschätzte Dauer —, den man einmal durchgeht und der danach nicht mehr stört.

Der Rückblick meldet sich, wenn sieben Tage vergangen sind, und legt dir vor, was sich geändert hat, statt dich mit der vollständigen Liste allein zu lassen. Und die Perspektiven beantworten die Frage des fünften Schritts: nächste Handlungen, irgendwann, wartet auf, ohne Kontext und vergessen.

Was du nicht finden wirst, ist die Predigt. Du musst GTD nicht kennen, um Olena zu nutzen; wenn du es kennst, wirst du es vollständig wiedererkennen.