Produktivitäts-Apps ohne teures Abo

Die Rechnung, die fast niemand macht

Es lohnt sich, einmal zusammenzuzählen, was dein Produktivitäts-Schreibtisch im Jahr kostet. Eine Aufgaben-App, eine für Notizen, eine für Gewohnheiten, vielleicht eine für den Kalender. Jede fünf bis zehn Euro im Monat klingt nach nichts; die vier zusammen sind schnell über zweihundert Euro im Jahr.

Daran ist nichts Skandalöses: Es ist Software, die du täglich benutzt und die jemand pflegt. Aber es ist eine Zahl, die fast niemand ausgerechnet hat, weil Abos so gebaut sind, dass man sie nicht merkt. Sie buchen sich selbst ab, in verschiedenen Monaten, in kleinen Beträgen.

Die nützliche Frage ist nicht „ist das teuer?“. Sie lautet „wofür genau zahle ich?“.

Warum fast alles zum Abo wurde

Das war keine Verschwörung, das war Arithmetik.

Eine App wurde einmal verkauft und musste für immer gepflegt werden. Jedes Jahr bewegt sich das Betriebssystem: neue Bildschirme, neue Berechtigungen, gestrichene Funktionen, eine Sprache, die sich weiterentwickelt. Eine App aktuell zu halten kostet laufende Arbeit, und eine einmalige Zahlung finanziert laufende Arbeit für exakt null Jahre.

Die App-Stores halfen auch nicht: Lange gab es schlicht keine Möglichkeit, für ein großes Update Geld zu verlangen. Es blieben zwei Auswege — alle zwei Jahre eine neue App veröffentlichen oder das Abo — und das Abo gewann. Wie sich beides über zehn Jahre tatsächlich rechnet, steht im Ratgeber über GTD-Apps zum Einmalkauf.

Das Abo an sich ist also nicht das Problem. Das Problem ist ein Abo, dem nichts entspricht.

Wofür du in Wirklichkeit zahlst

Wenn ein Beitrag hoch ist, fließt das Geld fast nie in „mehr Funktionen“. Es fließt an drei Stellen.

Server. Wenn die App über ein eigenes Konto synchronisiert, deine Dateien speichert, Zusammenarbeit in Echtzeit erlaubt oder eine Webversion hat, laufen an jedem Tag des Jahres Maschinen. Diese Kosten wachsen mit jedem Nutzer und sinken nie. Das ist mit Abstand der größte Posten.

Personal. Design, Entwicklung, Support, Marketing, Verwaltung. Eine Firma mit dreißig Leuten muss deutlich mehr umsetzen als eine mit dreien, und das zeigt sich im Preis, auch wenn die Produkte ähnlich aussehen.

Kundengewinnung. Werbung, Sponsoring, Partnerprogramme, Dauerrabatte. In Teilen der Consumer-Software kostet es mehr, einen Kunden zu gewinnen, als ihn ein Jahr lang zu bedienen.

Nichts davon ist unlauter. Aber es ist gut zu wissen, dass in einem hohen Beitrag der Anteil, der auf das Programm in deiner Hand entfällt, meist der kleinste ist.

Wann das teure Abo gerechtfertigt ist

Es gibt klare Fälle, in denen mehr zu zahlen vernünftig ist, und das gehört gesagt.

Wenn du im Team arbeitest und ihr dieselben Projekte gleichzeitig sehen müsst, muss jemand diese Infrastruktur betreiben. Wenn du von Integrationen mit zwanzig externen Diensten abhängst, muss jede gepflegt werden, sobald die andere Seite ihre Schnittstelle ändert. Wenn du schnellen Support oder vertragliche Zusagen brauchst, sind das Menschen. Und wenn dir das Werkzeug Geld einbringt, ist es Zeitverschwendung, über hundert Euro im Jahr zu streiten.

Zum schlechten Kauf wird das teure Abo, wenn du für Infrastruktur zahlst, die du nicht nutzt: Cloud-Synchronisierung eines Dritten für einen einzigen Nutzer, Zusammenarbeit für eine Person, eine Webversion, die du nie öffnest.

Fünf Fragen, bevor du abschließt

Sie gelten für jede App, unsere eingeschlossen.

1. Welcher Teil dieses Beitrags ist Infrastruktur, die ich nutze? Wenn die App über dein eigenes iCloud-Konto synchronisiert und weder Web noch Zusammenarbeit hat, ist die ehrliche Antwort „wenig“.
2. Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre zu zahlen? Sehe ich sie weiter? Kann ich sie exportieren? In ein Format, das anderswo etwas taugt, oder in ein erfundenes?
3. Wie lange läuft die Testphase, und ist es eine echte Testphase? Sieben Tage reichen nicht, um zu wissen, ob ein Organisationssystem zu dir passt: Systeme beweisen sich, wenn eine schlechte Woche kommt, und das dauert länger als sieben Tage.
4. Trägt der Preis die App? Ein unhaltbar niedriger Preis ist auch keine gute Nachricht: Er bedeutet, dass er steigt oder die App aufgegeben wird.
5. Was nimmt sie außer Geld noch von mir? Nutzungsanalyse, Werbekennungen, an Dritte weitergegebene Daten. Eine „günstige“ App, die sich mit deinen Daten finanziert, ist nicht günstig; du zahlst nur in einer anderen Währung.

Die Rechnung von WOPR, als Referenz

Wir können Olena für 4,99 € im Jahr anbieten, weil die Kosten des Studios sehr niedrig sind, und das ist kein Trick, sondern die Folge konkreter Entscheidungen.

Es gibt keine Server. Deine Daten liegen auf dem Gerät und synchronisieren über deinen privaten iCloud-Container, den du ohnehin bei Apple bezahlst. Ohne Server keine monatliche Infrastrukturrechnung — genau der Posten, der fast alle hohen Beiträge nach oben treibt.

Es gibt keine Analyse und keine Dritten. Es wird nichts erhoben, also gibt es nichts zu pflegen, nichts zu prüfen und nichts zu erklären.

Das Studio ist klein. Ein Team mit sehr niedrigen Kosten kann große Dinge bauen und wenig dafür verlangen, weil es nicht erst eine Struktur tragen muss, bevor es ein Produkt trägt.

Und die Testphase dauert 365 Tage, genau wegen der dritten Frage: Ein Jahr enthält deine schlechten Wochen, deinen Urlaub und deinen Januar. Wenn du sie danach nicht benutzt, solltest du sie nicht bezahlen.

Was du in Olena nicht findest, sind Zusammenarbeit, geteilte Boards und eine Webversion. Nicht aus Zeitmangel: Es ist die exakte Kehrseite davon, keine Server zu haben. Wenn du diese Dinge brauchst, gibt es Apps auf dem Markt, die sie sehr gut machen und die kosten, was es kostet, sie zu machen.